Destination Wedding – mehr als eine Auslands-Hochzeit

Wenn man den Begriff Destination Wedding hört, denkt man oft an Sandstrand, Meeresrauschen und Palmen. Doch Destination Wedding bedeutet viel mehr – und beginnt oft näher, als viele denken.

Denn streng genommen gilt jede Hochzeit, die mehr als 20 Minuten vom Wohn- oder Arbeitsort des Paares entfernt stattfindet, bereits als Destination Wedding. Dennoch wird der Begriff meist für Hochzeiten im Ausland verwendet. Dabei unterscheidet man zwischen:

• Incoming Weddings: Paare aus dem Ausland, die in der Schweiz heiraten

• Outgoing Weddings: Schweizer Paare, die im Ausland heiraten

  
  

Beide Varianten haben ihre Besonderheiten – und stellen Hochzeitsplaner vor ganz eigene Herausforderungen. In diesem Beitrag zeigen wir, was Destination Weddings so anspruchsvoll macht, worauf man achten sollte und wie man sich darauf professionell vorbereitet.

Liebe angehende Hochzeitsplaner:innen

Liebe Hochzeitsplanner:innen und Kolleg:innen

Warum Destination Wedding so anspruchsvoll sind

Netzwerk, Kultur & Kosten – ohne lokales Wissen geht es nicht.

Bei Hochzeiten im Ausland spielt lokale Vernetzung eine zentrale Rolle. Ein erfahrener Wedding Planner braucht verlässliche Partner vor Ort, die Land, Kultur und Abläufe genau kennen.

Warum das wichtig ist:

• Nur wer die Preise und Gepflogenheiten im Land kennt, kann Budgets realistisch kalkulieren.

• Die Kommunikation auf Augenhöhe mit Dienstleistern setzt Sprachkenntnisse und kulturelles Feingefühl voraus.

• Regionale Unterschiede – z. B. zwischen Norditalien und Süditalien – wirken sich auf Logistik, Preise und Qualität stark aus.

  
  

💡 Tipp für Hochzeitsplaner: Baue dein Netzwerk frühzeitig auf und setze auf persönliche Kontakte statt auf Online-Recherche. Beziehungen sind in vielen Ländern wichtiger als Verträge.

Intensive Begleitung - von der Probe bis zur Hochzeit

Eine Destination Wedding ist nie eine reine Schreibtischplanung. Sie verlangt deutlich mehr Zeit, Koordination und Präsenz.

• Mindestens ein bis zwei Vor-Ort-Besuche sind Standard: Probeessen, Make-up, Styling, Technikcheck, Ablaufbesprechung.

• Häufig sind auch Testshootings oder Videocalls mit internationalen Dienstleistern notwendig.

• Der Planer muss Abläufe doppelt absichern, da die Distanz weniger Spielraum für spontane Lösungen lässt.

  
  

💡 Tipp: Plane An- und Abreise so, dass du immer mindestens einen Puffertag vor der Hochzeit vor Ort bist – falls es Flug- oder Transportverzögerungen gibt.

Gästemanagement - das unsichtbare Herzstück

Viele Paare unterschätzen, wie viel Organisation hinter dem Aufenthalt ihrer Gäste steckt. Bei Destination Weddings gehört das Gästemanagement zum Kern der Planung:

• Koordination von Anreise, Unterkunft, Transfers und Aktivitäten

• Planung von Welcome-Dinner, Brunch am Folgetag, Ausflügen und Freizeitangeboten

• Betreuung während des Aufenthalts: Kommunikation, Notfälle, Spontanänderungen

  
  

💡 Tipp: Arbeite mit einem zentralen und frühzeitigen Kommunikationskanal, z. B. einer WhatsApp-Gruppe oder App, um Gästeinformationen einfach zu verteilen.

Wetter & Klima - Planung zwischen Sonne und Regen

Einer der unterschätzten Punkte ist das Wetter.

In der Schweiz reicht oft ein Blick auf die Meteo-App – doch in anderen Ländern gelten andere Regeln:

• Regen in Italien bedeutet oft ein kurzer und heftiger Schauer (oft mit Blitz und Donner) während in Portugal Sturmwarnung echte Konsequenzen für die ganze Planung hat.

• In mediterranen Regionen kann die Hitze zum grössten Risiko werden – für Blumen, Gäste und Technik.

• Auch Feuchtigkeit, Wind und Lichtverhältnisse beeinflussen Gestaltung und Ablauf stark.

  
  

💡 Tipp: Drum ist ein lokales Netzwerk und Austausch so wichtig, weil sie können dich in wichtigen Entscheidungen bezüglich PlanB unterstützen.

Masterclass zu diesem Thema an der AWEE

Bei AWEE widmen wir diesem spannenden Bereich zwei spezialisierte Masterclasses:

🌍 Destination Wedding International – Incoming

Mit Nicki Taeymans von Souvenir Weddings Sie begleitet Paare aus dem Ausland, die in der Schweiz heiraten – und kennt die besonderen Bedürfnisse internationaler Paare.

✈️ Destination Wedding International – Outgoing

Mit Lucia Lazzaro von Wedding Harmony

Seit Jahren organisiert sie Hochzeiten für Schweizer Paare in Italien und anderen Ländern Europas.

In beiden Masterclasses geht es um praxisnahes Wissen:

• Aufbau und Pflege internationaler Netzwerke

• Vertragsgestaltung und rechtliche Besonderheiten

• Preis- und Budgetplanung

• Gästemanagement und Logistik

• Krisenmanagement und Wetterplanung

  
  

💡 Tipp für angehende Wedding Planner: Eine Destination Wedding ist kein Abenteuertrip, sondern ein hochprofessionelles Projekt. Plane doppelt, dokumentiere alles – und bleibe flexibel.

Fazit - Destination Weddings erfordern Mut, Planung und Herzblut

Eine Destination Wedding ist mehr als eine schöne Kulisse im Ausland – sie ist ein komplexes Zusammenspiel aus Organisation, Kommunikation und Vertrauen.

Für Hochzeitsplaner bedeutet das:

• kulturelles Verständnis,

• starke Nerven,

• gute Vorbereitung,

• und ein Netzwerk, das auch auf Distanz funktioniert.

  
  

Wer sich auf dieses Feld wagt, wird mit unvergesslichen Erlebnissen, neuen Perspektiven und echten Erfolgserlebnissen belohnt.

Bei AWEE geben wir dir dafür das nötige Werkzeug mit – Wissen, Haltung und Methoden, um Destination Weddings professionell und mit Leidenschaft zu gestalten.